מהו פורטפוליו

מהו פורטפוליו?

רובנו מאמינים שפורטפוליו הוא הרחבה של פרוייקטים ותוכניות. אנחנו רואים בפורטפוליו כאיגוד של פרוייקטים מאושרים ודרך לקבץ אותם. כדוגמה ניתן לתת את כל פרוייקטי ה IT שאושרו השנה מהווים את פורטפוליו ה IT.

למעשה, הפורטפוליו קודם לפרוייקטים. הוא משמש ככלי לארגון לפרסם את מטרותיו האסטרטגיות. אם נחזור לדוגמת ה IT, אם מטרות הארגון לשנה הן הורדת המחיר, הגברת אבטחת המידע וצמצום זמני ההשבתה, אז הפורטפוליו הוא אוסף הפרוייקטים והפעילויות שאמור לספק את דרישות הארגון.

אם כך, מנהלי ה IT בארגון יתכננו את הפרוייקטים והפעולות הנדרשות לצורך השגת המטרות ואלו יאוגדו בפורטפוליו. אם אחד מהפרויקטים נתקל בקשיים או נכשל, אבשר לבטלו ולהוציאו מהפורטפוליו. המשאבים שהוקצו לו יכולים להיות מוקצים לפרוייקט חדש, או לפרוייקטים אחרים. על מנהלי ה IT לשנות את הפורטפוליו כדי להבטיח שהוא עדיין ישיג את מטרותיו. גם אם תכולת הפורטפוליו משתנה, המטרות שלו נשארות והוא עדיין צריך לספר את הדרישות.

במילים אחרות, הפורטפוליו הוא ישות יציבה בד"כ, הפרוייקטים שבו משתנים, במידת הצורך, כדי לתרום למטרות הפורטפוליו. כל זה מלמד שפורטפוליו הוא ישות חיה . הוא משתנה לאורך הזמן עקב שינוי בפרמטרים רבים, כמו בעיות באספקת המוצר, תכניות לא טובות ועוד יתכנו ביעדיו שינויים בעקבות הזדמנויות חדשות, שינוי עדיפויות עסקיות ואתגרים ארגוניים חדשים. יש לנהל אותו באופן פעיל ולחזור ולבדוק ולהתאים אותו כדי להבטיח שהפרוייקטים והפעולות בתוכו הם הנדרשים ותומכים בהשגת המטרות העסקיות.

כדי לנהל פורטפוליו בהצלחה, יש לכסות את כל האלמנטים במעגל החיים שלו, החל מאיסוף רעיונות והצעות לפרוייקטים ועובר דרך ניתוחן וקביעת הרכיבים הראשוניים שבו. לאחר זאת עובר ניהול הפורטפוליו לבקרה ופיקוח על ביצוע הפרוייקטים ובדיקה שהמטרות העסקיות אכן מושגות עם סיומם. ובמשך כל הזמן הזה יש לוודא שהרכיבים מנוהלים כמאמץ אחד להשגת המטרות.

כפי שכתבתי בהתחלה, הפורטפוליו קודם לפרוייקטים שבתוכו. יש לנהל אותו כך שמטרות הארגון יושגו בצורה המיטבית.

נכתב ע"י מומי שושני