ששה צעדים במסע לטרנספורמציה דיגיטלית

1. הבן את המטרות האסטרטגיה העסקית של הארגון

הבהרת האסטרטגיה העסקית בארגון דורשת שיתוף פעולה של כל הנוגעים בדבר. במהלך הדיונים יש לנסות ולהבין את חווית המשתמש ולהחליט מה עובד ומה לא. הכי חשוב – יש לפרט את המטרות של הארגון – האם הארגון רוצה ליצור מודלים עסקיים חדשים או ליצור הכנסה חדשה באמצעות טכנולוגיה דיגיטלית.

דיונים אלו יעזרו ליצור הסכמות. בסוף התהליך צריכה להיות הסכמה של ההנהלה והנהלת הביניים לגבי השינויים הנדרשים כדי להגדיל את היתרון התחרותי של הארגון.

2. בדוק את יעילות הארגון

האם ישנם בארגון קריטריונים למדידת יעילות? באילו אינדיקטורים יכול הארגון להשתמש כדי למדוד יעילות וכן למדוד את המוכנות לשינוי?

התרבות הארגונית היא אינדיקטור משמעותי ליעילות הארגון. תרבות ארגונית נוטה להתפתח באופן לא מתוכנן, במיוחד בארגון שגדל במהירות ע"י מיזוגים ורכישות.

התרבות הארגונית של מספר ארגונים לא נמצאת במקום שמאפשר כיוון אסטרטגי חדש. יש לבצע הערכה של התאמת התרבות הארגונית ויכולתה לאמץ שינויים. בחינה כזו תלמד את הארגון על רמת המוכנות שלו לביצוע אסטרטגיה חדשה. ניתן גם לבצע מספר הערכות עסקיות אם רוצים לצלול עמוק יותר.

אם קיים חוסר התאמה בין התרבות הארגונית לבין האסטרטגיה הדיגיטלית של הארגון, יש ליישם שינוי תרבותי תוך מתן מענה להנחות העובדים ולהתנהגותם.

3. התמקד בצד האנושי של השינוי

השינויים הנובעים מהטרנספורמציה הדיגיטלית משפיעים על העובדים. עומדת בפניהם ברירה חשובה: לאמץ את השינוי או להתנגד לו.

התנגדות לשינוי יכולה ליצור עיכובים ביישום, בעיות איכות והפחתת קצב הייצור. אם העובדים אינם מסתגלים לשינוי האסטרטגיה הדיגיטלית של הארגון לא תבשיל לטרנספורמציה מתמשכת.

ניתן לטפל בהתנגדויות לשינוי על ידי תקשורו לעובדים לפני קרות השינוי ובכך לעזור להם להבין את אופי הפרוייקט, הסיבה לשינוי והתהליכים הספציפיים שישתנו. יש לתכנן את תוכנית התקשור בהתאם להערכת המוכנות העסקית. הערכה זו עוזרת להחליט את תיחום השינוי ומבטיחה שקצב יישומו יהיה כזה שאותו מסוגל הארגון לעכל.

4. התמקד בתהליכים יוצרי ערך

מיפוי התהליכים הנוכחיים בארגון מאפשר לזהות נקודות תורפה ולתעד דרישות שיעזרו בבחירת הטכנולוגיה. התמקדות בתהליכים העתידיים ואפיונם העסקי עוזר לסדרם בעדיפות המבוססת על החשיבות האסטרטגית ומורכבות התהליך.

מנהלי התהליך חייבים להיות חלק ממיפוי התהליכים, הן הנוכחיים והן העתידיים. הבהרת תפקידים ואחריות בתהליכים היא הכרחית ליצירת מדדים ויעדים ריאליים.

אחת הסיבות החשובות להתמקדות בייעול התהליכים העסקיים, טמונה במבנה הארגוני. רבים הארגונים שבהם העובדים עובדים ב"סילו" ויש להם דרכים שונות לביצוע של תהליך דומה. עובדה זו יוצרת כפל של מאמץ ומקשה על איסוף מידע וניתוחו. חשיבה ממודרת כזו משפיעה על כל הארגון וכן על הלקוחות החיצוניים.

ניהול התהליכים העסקיים מאפשר שיפור מתמשך הן בתוצאות העסקיות והן בנכונות המידע ודיוקו. המטרה היא לשמור על ארגון בריא, חדשני וזריז.

5. הסבת מידע

ללא מידע איכותי, אין באפשרות הטכנולוגיה לתת ערך אמיתי לארגון. זו הסיבה בשלה הסבת המידע הכרחית לטרנספורמציה הדיגיטלית.

אבל, הסבת מידע היא תהליך מורכב. ברוב המקרים, המידע מהמערכות הישנות אינו מוכן לקליטה במערכות החדשות. המידע בדרך כלל מפוזר במקומות, מבנה ופורמט שונים. כדי להפחית את המורכבות יש לתכנן ולתעד את אסטרטגית הסבת הנתונים מוקדם ככל האפשר.

הסבת המידע דורשת שיתוף פעולה של ארבע קבוצות: בעלי המידע, הצוות הפונקציונלי, צוות ההסבות והנהלת הפרוייקט. תמיד יהיה צורך בטיוב המידע כדי לפתור בעיות של כפילות, מידע מיותר ובעיות איכות נתונים אחרות.

6. בחר ויישם טכנולוגיה חדשה

ארגונים בעלי גישה נכונה לבחירת תוכנה הם אלו שבוחרים תוך ציפייה שהטכנולוגיה תענה לדרישות האסטרטגיה העסקית שלהם. ארגונים אלו מבינים את החשיבות של "מפת הדרכים" הטכנולוגית שתתאים לאפיון העתידי של הארגון.

בחירת טכנולוגיה שמאפשרת חווית לקוח מיטבית, דורשת יסוד מוצק שבנוי על חמש השלבים הכתובים למעלה. למשל , ייעול ותעדוף תהליכים מאפשר לארגון לבקש הדגמה של מה שחשוב מיצרן התוכנה ולוודא שהיצרן מתמקד בפונקציונליות הנדרשת. כאשר נבחרת תוכנה יש לקחת בחשבון מדדים כמו התאמה טכנולוגית, Cost of ownership, וכלי הקסטומיזציה.

כאשר נבחרה הטכנולוגיה, מתחיל תהליך היישום. היישום כולל מרכיבים חיוניים כגון אפיון, קונפיגורציה ובדיקות. זהו גם הזמן לבחון שוב את מוכנות העובדים לשינוי. באופן אידיאלי, מאמצי הארגון השתלמו והעובדים יאמצו את השינוי הטכנולוגי ויאפשרו עלייה חלקה לאוויר.